Büroorganisation

Was bedeutet Büroorganisation eigentlich?

Die Büroorganisation oder auch Büromanagement genannt, umfasst verschiedene Aufgabenbereiche im Büro, wie die Steuerung von Abläufen innerhalb des Büros, das Koordinieren von Meetings, die Pflege des Zeiterfassungssystems, die Entgegennahme von Anrufen oder sogar die Bestellung von Handwerkern.
Betrachtet man die genannten Punkte genauer, so wird schnell klar, dass Büroorganisation viel mehr umfasst als reine Sekretariatstätigkeiten.
Der Umfang des Büromanagements hängt vor allem von der Firmengröße ab. Je kleiner die Firma ist, desto mehr Aufgaben wird die Büroorganisation übernehmen müssen. Sind in einer Firma z.B. nur drei Firmenautos im Umlauf, wird die regelmäßige Instandhaltung sowie die Abrechnung der entsprechenden Kosten häufig vom Büromanagement erledigt. Geht es jedoch um die Instandhaltung von 50 Firmenautos, wird für die Abrechnung eher die Buchhaltung bzw. Finanzabteilung verantwortlich sein, die Einhaltung der entsprechenden Termine wird die Materialwirtschaft betreuen.
Egal wie groß die Firma ist, hier sind einige Tipps für schnelle und effiziente Büroorganisation.

TIPPS

1. „Zeit ist Geld“ – Eine häufige Ausrede ist: „Ich habe keine Zeit zum Aufräumen!“, doch ist es eigentlich genau umgekehrt. Man hat keine Zeit z.B. regelmäßig ewig nach dem richtigen Formular zu suchen. Einmal Ordnung zu schaffen und anschließend zu halten, wäre deutlich effizienter. Jede Firma benötigt eine vernünftige Organisation im Büro. Organisation und ein optimierter Ablauf müssen im Büro alltäglich und selbstverständlich sein. So spart man viel Zeit und Geld.
2. Farben und Beschriften – Eindeutige Kennzeichnungen und klare Beschriftungen sind gute Helfer bei der Ablage, leicht einzusetzen und kosten fast nichts. Alles sollte so gut beschriftet sein, dass ein neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an ohne Probleme den Ablauf und die Prozesse innerhalb des Unternehmens nachvollziehen kann.
3. Post-it-Aufkleber am Monitor wegwerfen – Sind die Kleinigkeiten und Aufgaben, die noch zu erledigen sind, immer vor der Nase, hat man den Eindruck, von ihnen ständig belästigt zu werden. Alle Notizen und Bemerkungen sollten in einem Heft oder wenigstens in einer Liste gesammelt werden. Nur dann hat man einen ordentlichen Überblick über alles, was noch zu erledigen ist, und zwar genau in dem Moment, wenn man Zeit dafür hat.
4. Der Schreibtisch – Als Ablage empfiehlt sich ein System aus zwei mal drei Ablagefächern für Eingang, Ausgang, Papier, Nachschlagen, Lesen und Zwischenablage. Um Terminangelegenheiten pünktlich zu erledigen, hat sich die Arbeit mit Monats- und Jahresmappen bewährt: In die Monatsmappe mit Fächern für die Tage 1 bis 31 wandern die Unterlagen für bestimmte Tage des laufenden Monats. In die Jahresmappe mit Fächern für Januar bis Dezember kommen Dokumente, die erst in späteren Monaten zu bearbeiten sind.
5. Das E-Mail-Postfach – Wie der Schreibtisch sollte auch der Posteingang jeden Abend leer sein. Richten Sie zunächst einen Archivordner ein und verschieben Sie alle aktuell vorhandenen Mails in diesen „Posteingang früher“. Verfahren Sie bei neuen Mails nach folgendem Schema: Bearbeiten Sie Ihre Mails sofort – entscheiden Sie, welche Sie löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren wollen. So bleibt keine E-Mail im Posteingang liegen. Legen Sie E-Mails, die Sie noch bearbeiten oder aufbewahren müssen, in möglichst wenigen Ordnern ab, etwa unter “Erledigt” oder “Warten”. Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste, weil er sich sonst wieder aufbläht. Tipp: Rufen Sie neue Mails nur zu bestimmten Zeiten ab und verarbeiten Sie diese dann blockweise.
6. Bürogeräte und -material – Jeder im Team bekommt ein Set von ständig benötigten Bürogeräten (wie Stifte, Locher, Schere) und beschriftet jedes Teil mit seinem Namen. Auf den Tisch kommt nur, was gerade benötigt wird, alles andere wird in Rollcontainer oder Schreibtischschubladen abgelegt. Lagern Sie weiteres Büromaterial wie Heftklammern oder Papier an einem zentralen Ort. Am besten ist ein geschlossener Schrank, der übersichtlich organisiert und beschriftet ist. Entsorgen oder verschenken Sie ungenutzte Schränke, Rollcontainer, Tische sowie defekte oder durch Neuanschaffung nicht mehr benötigte Geräte.
7. Erneuten Rückfall vermeiden – Definieren Sie gemeinsame, möglichst einfache Spielregeln. Eine Checkliste, wie ein aufgeräumter Arbeitsplatz aussehen soll – möglichst groß visualisiert auf einem Plakat –, hilft jedem beim Selbstcheck. Gehen Sie als Chef mit gutem Beispiel voran und versuchen Sie, die erste Zeit durchzuhalten, nach einigen Wochen wird das neue System zur Gewohnheit. Tipp: Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der auf das Einhalten der vereinbarten Regeln achtet.

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